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1、 企业外发文件如何进行防泄密保护
企业外发文件是指在企业内部或外部发送或分享文件。在外发文件时，企业需要采取措施来防止机密信息的泄露。以下是企业可以采取的一些措施：对外发文件进行加密
企业可以通过使用加密技术对外发文件进行加密。加密可以防止未经授权的人员访问和使用机密信息。企业可以选择使用加密软件对文件进行加密，以确保文件只能被授权的人员读取和使用。
使用安全的文件传输协议
企业应该使用安全的文件传输协议来传输外发文件。安全的文件传输协议可以确保文件在传输过程中不被恶意软件和黑客攻击所破坏。例如，企业可以使用虚拟专用网络（VPN）来进行文件传输，以确保文件传输过程中的安全性。
建立访问控制机制
企业可以建立访问控制机制来限制外发文件的访问权限。通过建立访问控制机制，企业可以确保只有授权人员才能访问和使用外发文件。企业可以使用身份验证技术，如用户名和密码、指纹识别等，来控制外发文件的访问权限。
对员工进行安全意识培训
企业可以对员工进行安全意识培训，以提高员工的安全意识和技能。培训的内容可以包括如何识别机密信息、如何使用加密软件和如何遵守企业的安全规定等。通过提高员工的安全意识，可以减少意外泄密的风险。
定期检查和更新安全措施
企业应该定期检查和更新安全措施，以确保外发文件的安全性。企业可以定期对外发文件的加密、访问权限、传输协议等方面进行检查，并根据检查结果进行相应的更新和调整。定期更新安全措施可以帮助企业及时发现并解决安全漏洞，从而减少机密信息泄漏的风险。
总之，企业需要采取多种措施来防止机密信息的泄露，从而确保外发文件的安全性。通过加密、访问控制、安全意识培训和定期检查等措施，企业可以有效地保护机密信息不被未经授权的人员访问和使用。
2、加密软件如何防止员工外发文件泄密？
外发文件是工作环境下必不可少的一类电脑操作，文件外发意味着存在泄密风险，洞察眼加密软件可以有效管理员工外发文件的行为，防止外发泄密。
我们可以从以下几个方面来了解一下，洞察眼加密软件是如何防止员工泄密的：
1.核心文档加密，外发不可用
洞察眼文档加密软件可以对企业的核心文档进行加密，确保加密文件无论在企业内部还是外部都处于安全保护的状态。每家公司都有属于自己的核心知识产权，可能是图纸、代码、研发数据、文档，洞察眼可以实现对内部现存和即将生成的新成果或主动接收的文件进行有选择性的加密，一经加密的数据在内部间授信环境下可以正常读取，外发到未授信环境下，即便员工外发出去，接收方也不能正常打开相关加密文件。
2.制作文件外发包，确保外发可用
加密的文件需要外发一般需要经过两种方式，一种是比较常见的就是员工向管理员提交解密申请，同意之后可以将这个文件变为明文，实现正常外发的效果，这个的结果是文件可以正常外发，但最终会失去安全保护的效果。为了确保接收方有正常读取加密文件的权限，且文件依旧处于安全保护的状态，就需要涉及文件外发包的创建了，文件外发包可以给接收方创建一个临时的授信环境，可以正常的读取这个文件，但是超出我们规定的时间、次数范围，文件又将处于加密状态，过期自动加密，同时话可以做一些操作上的管控，比如禁止打印、禁止截屏等。
3.审计外发文档，泄密可追踪
文档一经外发，留痕肯定是必需的。洞察眼泄密追踪模块可追踪终端经电脑传输的所有文件行为，留痕后续可追踪。同时，洞察眼具备敏感内容扫描功能，可以在自定义设置敏感内容库的基础上，准确定位员工电脑中现存的敏感内容，结合文档加密，全面保护企业的文档外发安全，防止员工泄密。
3、在企业中如何进行邮件外发管理
现在有越来越多的企业开始使用计算机进行数据资料管理，在一定程度上方便了员工对文件的存储和使用，局域网也就成为了公司工作的主要平台之一，有很多企业都采用邮件发送的形式传递文件，这就给企业数据安全带来了很大影响，怎么防止公司内部员工使用邮箱私自像外界发送文件呢，企业如何进行邮件外发管理呢?
对于企业数据进行严格保护是企业在行业竞争中的根本，企业如果没有进行很好的数据防泄漏的话，是很难在商业战场上立足的。对于邮件的使用相信在企业中的工作者都不陌生，客户之间的数据传输有很多都是通过邮件进行交流的，如果员工使用邮件对重要文件进行私自外发泄漏，会给企业带来很严重的后果，所以就需要对企业文档及邮件外发使用进行审计和管理。面对这种情况，管理者使用功能性比较全面的洞察眼是比较合适的，能够从各角度进行数据安全防护，下面我们就看一下它是如何进行邮件管控和数据安全防护的。
1.邮件外发审计和管控
可用网络审计去记录员工收发邮件的行为，并且通过邮件外发管控去进行对员工邮件的使用，比如设置邮件黑白名单，只允许员工使用哪些邮箱发送文件，或者禁止员工对哪些类型的邮箱外发文件，以此来保护电脑数据安全;
2.屏幕审计与管理
在本地审计中开启屏幕录像和屏幕快照审计，这样就不用担心无法了解员工电脑使用情况了，可通过回放或查看员工电脑屏幕快照了解员工在电脑做了什么事情，也能够通过实时屏幕去了解员工电脑的使用情况，可在一台电脑以屏幕墙的形式查看多个员工电脑使用画面，让企业管理变的更方便。
3.文档透明加密
可以对电脑上常用文档进行透明加密，加密后的文件只能在公司局域网电脑上使用，私自外发和拷贝都会使文件变成乱码，想要对加密文件外发需要得到管理端审批同意;
4.U盘使用限制
可以对员工电脑进行U盘仅写入、仅读取和禁止使用三种设置，管理者可根据不同部门或员工对U盘使用需求进行具体设置;
5.文件外发管控
通过文档安全可以禁止聊天程序、邮件客户端和浏览器等外发文件，还能够通过自定义添加程序名称的进程来实现禁止外发;
6.文档自动备份
能够对电脑中文档打开后修改或删除的操作进行自动备份，防止员工因各种情况造成的数据丢失问题;
7.文件操作审计
能够对电脑中打开后的文件操作行为进行记录，比如员工打开修改或删除了哪些文件，都是能够进行审计并记录的。
