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文档管理系统是什么?文档管理系统哪些功能特点?

2024-03-02 14:40:41

文章摘要:文档管理系统是什么?文档管理系统哪些功能特点? 文档管理系统是一款电子文档集中管理的资源平台,从文档的创建、归档、浏览、检索、分享和销毁等全生命周期过程,提供文档集中管理与安全管控服务,满足用户日常文档管理中的各种应用需求。 下载使用洞察眼文件堡垒系统https://www.dongchayan.com 企业日常办公中会经常存在文档管理的问题,例如:文档分散零乱、文件被泄密、权限分配不当等,为此,

文档管理系统是什么?文档管理系统哪些功能特点?

文档管理系统是一款电子文档集中管理的资源平台,从文档的创建、归档、浏览、检索、分享和销毁等全生命周期过程,提供文档集中管理与安全管控服务,满足用户日常文档管理中的各种应用需求。

下载使用洞察眼文件堡垒系统https://www.dongchayan.com

企业日常办公中会经常存在文档管理的问题,例如:文档分散零乱、文件被泄密、权限分配不当等,为此,企业需要一款文档管理系统来处理办公中的文档,今天给大家推荐一款企业级文档管理系统——洞察眼文档管理系统(文件堡垒系统),来为大家处理日常管理文档的烦恼,希望对大家有所帮助,下面我们来详细看看企业办公中管理文件遇到的问题,以及文档管理系统的功能特点:

一、企业在数据管理方面通常面临以下挑战:

1、电子文档在终端存放,分散零乱,重要文档、标准化资料的查找、浏览极不方便,在大量文档中查找费时费力,且无法进行全文检索,丧失了文档的再利用的价值;

2、没有完善的用户管理、权限管理,来满足各部门对数据共享及安全的双重要求;

3、电子文档的共享化程度低,缺少了电子文档在企业内部的共享流转;同时缺乏高效的文档协作办公,导致员工之间无法有效对文档进行共享;

4、由于工作文档经常会被不断的修改,文档版本繁多,难以整合和统一管理,新版本覆盖老版本,一旦再需要恢复老版本时,已经很难找回,造成知识流失和损失。

二、文件堡垒系统可以做到什么:

1、文档管理系统DM为企业搭建一个电子文档集中管理的资源平台;

2、建立文档库,个人文档、共享文档、外链等多种文件存储模式,并可在线预览、编辑、审计等功能;

3、满足企业日常文档管理中的各种需求,能够极大的提升员工工作效率、提高文档安全性和利用率。

三、文件堡垒系统的功能

1、文档分类分级储存: 提供个人文档中心和企业文档库管理,提供标签、评论等特色功能,且可以方便的进行文档的内部共享、外链转发,增加了电子文档的使用价值;

2、版本管理: 支持文档在线编辑、文档版本更新可保留历史版本,支持历史版本追溯,可在线预览、下载、版本对比;

3、方便的文档协作能力: 系统支持将文档进行内部共享和链接外发,同时支持用户在线编辑,大大的提高了工作效率;

4、文档运营和审计管理: 支持统计文档种类、文件数量、文档活跃状态等信息,具备可视化、多维度运营分析展示。

四、文件堡垒系统的特点

1、海量集中存储能力—采用可扩展的云存储技术,提供PB级的存储空间,支持动态扩容,满足企业文档集中存储要求。

2、文档在线处理能力—支持在浏览器上直接在线预览文档库中的Office文档、图片及流媒体文件等各类格式的文档;支持在线编辑。

3、文件流转和归档—个人文档库中的文件通过文件流转审批通过后,可归档进入到文档库中。

4、高效文档协作能力—提供个人文档中心和企业文档库管理,提供标签、评论等特色功能,可方便的进行文档的内部共享、外链转发。

5、智能文档搜索—采用智能搜索引擎实现对电子文档的快速检索,可以进行全文检索。对开启检索共享的个人文件可允许其他用户检索查看、借阅。

6、多层次智能权限管理—提供完善的权限管理与安全机制,提供多层次颗粒度的权限控制,确保电子文档分享利用有序进行。

五、总结

以上信息就是文档管理系统的功能特点分享,通过该系统,企业可以高效地管理各种类型的文档,提高文档管理效率,降低成本,并提供更加安全可靠的文档存储和共享方式。文档管理系统适用于各种规模的企业和组织,是实现高效、安全文档管理的必备工具。

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