如何给公司文件加密？分享五个给文件加密小技巧，分分钟学会

在企业的日常运转中，一份文件可能藏着价值百万的商业机密，或是凝聚团队心血的技术方案。

然而，员工操作失误、外部恶意攻击等隐患，时刻威胁着文件安全。

一旦核心文件泄露，企业不仅会遭受经济损失，更可能面临声誉危机。

如何才能为公司文件加上牢固的 “安全锁”？

其实，从系统自带功能到专业软件，从权限管控到物理隔离，多种加密技巧各有妙用。

接下来分享五个实用小技巧，助你全方位保护公司文件安全，为企业核心资产筑牢防护墙。

一、部署洞察眼 MIT 系统

透明加密：

采用先进的透明加密技术，对指定类型的文件（如 Word、Excel、PDF、CAD 图纸等）进行自动加密。员工在日常编辑、保存文件时，无需手动操作，文件在保存瞬间自动加密。而且，文件一旦脱离授权环境，文件将无法打开或显示乱码，既保障了文件安全，又不影响员工正常办公流程。

灵活的权限管理：

支持按部门、岗位、用户进行细致的权限分配。例如，财务部门的文件仅允许财务人员查看和编辑，其他部门人员即使获取文件也无法打开。通过这种精细化的权限管理，确保文件访问在可控范围内。

外发文件管控：

当员工需要外发文件时，系统提供多种安全策略。可设置外发文件的打开次数、有效期限、是否允许打印等权限。

文件操作全程审计：

详细记录员工对文件的所有操作行为，包括创建、打开、修改、删除、复制、外发等。管理者可随时查看文件操作日志，追溯文件的使用轨迹。

二、使用操作系统自带加密功能

Windows 和 Mac OS 等主流操作系统都自带了实用的文件加密功能。

BitLocker（Windows 系统）：

对于 Windows 系统，BitLocker 功能可对整个磁盘分区进行加密。

开启后，磁盘数据将以加密形式存储，只有输入正确的解锁密钥，才能访问分区内的文件。

企业可利用此功能对存有重要文件的磁盘分区进行加密，即使电脑丢失或被盗，他人也无法读取其中的数据。

操作时，在控制面板中找到 BitLocker 驱动器加密选项，按照向导设置密码或密钥即可完成加密。

FileVault（Mac OS 系统）：

Mac OS 系统的 FileVault 功能能够加密整个启动磁盘。

启用 FileVault 后，系统会生成一个加密密钥，用户登录时需输入正确密码解锁磁盘。

这为苹果设备上的文件提供了基础的安全保障。

在系统偏好设置中找到 “安全性与隐私”，点击 “FileVault” 选项卡，按照提示进行操作即可开启加密。

三、运用专业加密软件

除了系统自带功能，还有许多专业的文件加密软件可供选择。

AxCrypt：

它是一款简单易用的文件加密软件，支持 Windows 和 Mac 系统。

它采用 AES 加密算法，能够快速对单个文件或文件夹进行加密。

用户只需右键点击文件或文件夹，选择 “AxCrypt - Encrypt”，设置密码后即可完成加密。

解密时同样通过右键菜单操作，输入正确密码即可访问文件内容。

该软件还支持与云存储服务集成，如 Dropbox、OneDrive 等，方便用户在云端存储加密文件，确保数据在传输和存储过程中的安全。

VeraCrypt：

它是一款功能强大且开源的加密软件，可创建加密的虚拟磁盘或对现有磁盘分区进行加密。

它支持多种加密算法，安全性高。用户可自定义虚拟磁盘的大小和加密参数，将重要文件存储在虚拟磁盘中。

只有输入正确密码挂载虚拟磁盘后，才能访问其中的文件。

无论是个人还是企业用户，都能通过 VeraCrypt 对敏感文件进行深度加密保护。

四、采用权限管理与访问控制

通过设置文件的访问权限，限制员工对文件的操作，也是保护文件安全的有效方法。

共享文件夹权限设置：

在企业局域网环境中，对于共享文件夹，可根据员工的工作职责和需求，设置不同的访问权限。

例如，将销售资料共享文件夹设置为销售部门员工可读可写，其他部门员工仅可读；财务报表文件夹设置为仅财务人员和管理层可访问。

在 Windows 系统中，右键点击共享文件夹，选择 “属性” - “共享” - “高级共享”，在权限设置中添加用户或用户组，并分配相应权限；在 Mac 系统中，通过 “系统偏好设置” - “共享” 进行权限配置。

文档编辑软件权限设置：

像 Microsoft Office 和 WPS 等文档编辑软件，本身也提供了权限设置功能。

用户可在保存文件时，设置打开密码和修改密码。

例如，对于重要的合同文档，设置打开密码防止未授权人员查看，同时设置修改密码，确保只有授权人员才能对文档进行修改。

在 Word 中，点击 “文件” - “信息” - “保护文档”，选择 “用密码进行加密” 即可设置密码；WPS 操作类似，在 “文件” 菜单中找到 “文档加密” 选项进行设置。

五、进行物理隔离与备份

将重要文件与外部网络隔离，并做好备份，能在遭遇意外情况时最大限度减少损失。

使用物理隔离设备：

对于涉及核心机密的文件，可存储在与互联网物理隔离的计算机或存储设备中。

例如，使用专门的内网计算机处理机密文件，不连接任何外部网络；或者将重要文件存储在加密的移动硬盘中，平时妥善保管，仅在需要时连接到指定的安全计算机上使用。

这种物理隔离的方式，从根本上杜绝了文件通过网络泄露的风险。

定期备份文件：

建立完善的文件备份机制，定期将重要文件备份到不同的存储介质中，如本地硬盘、外部硬盘、云端存储等。

备份时可采用全量备份和增量备份相结合的方式，既保证数据的完整性，又节省存储空间。例如，每天进行增量备份，每周进行一次全量备份。

同时，对备份文件也进行加密处理，确保备份数据的安全。

一旦原始文件出现损坏、丢失或泄露等情况，可及时从备份中恢复数据，保障企业业务的正常运转。

编辑：玲子